Un sistema di raccolta funziona se segnalare è facile, rapido e utile per chi lo fa. La scheda di segnalazione deve contenere pochi campi essenziali: data, ora e luogo, descrizione libera di cosa è successo, persone e attrezzature coinvolte, conseguenze potenziali secondo chi segnala, eventuale proposta di soluzione. Nome del segnalante facoltativo, oppure visibile solo al servizio di prevenzione, per non scoraggiare chi teme ripercussioni.
I canali vanno adattati alla popolazione aziendale. In uno stabilimento con molti operai senza postazione informatica funzionano la scheda cartacea con cassetta in reparto, il codice QR stampato sulle bacheche che apre un modulo dallo smartphone, la segnalazione verbale al preposto che la trascrive. Negli uffici basta un modulo online. Nelle aziende con molti lavoratori stranieri è utile una scheda con pittogrammi e la possibilità di allegare una fotografia o un messaggio vocale.
L'elemento che fa davvero la differenza è il ritorno al segnalante. Se una persona segnala una scaffalatura danneggiata e dopo un mese nessuno le ha detto nulla e il montante è ancora piegato, la seconda segnalazione non arriverà. Ogni segnalazione dovrebbe ricevere una risposta entro pochi giorni con l'indicazione di cosa si farà e quando. Anche la pubblicazione periodica in bacheca delle segnalazioni ricevute e delle azioni concluse dimostra che il sistema funziona. Alcune aziende premiano la segnalazione più utile del mese: può aiutare all'avvio, purché il premio non spinga a segnalare eventi inventati o banali.