Un programma di sicurezza comportamentale si basa su osservazioni sistematiche svolte da osservatori formati, spesso colleghi degli stessi lavoratori. Si parte dall'analisi degli infortuni e dei near miss per individuare un numero limitato di comportamenti critici, descritti in modo osservabile e misurabile: non «lavorare in sicurezza», ma «il carrellista guarda nella direzione di marcia in retromarcia» oppure «l'operatore inserisce il blocco prima di aprire il riparo».
Con questi comportamenti si costruisce una lista di osservazione. L'osservatore passa nell'area per pochi minuti, registra per ciascuna voce se il comportamento era sicuro o a rischio, e subito dopo restituisce un feedback alla persona osservata. Il feedback inizia dai comportamenti sicuri, si sofferma sulla voce a rischio chiedendo quali ostacoli rendono difficile il comportamento corretto e si chiude con un accordo. Le osservazioni non hanno scopo disciplinare e non riportano nomi sulle schede.
Dai dati raccolti si calcola la percentuale di comportamenti sicuri per ciascuna voce, che diventa l'indicatore principale del programma e viene esposta in reparto con grafici aggiornati. Gli ostacoli segnalati dai lavoratori durante il feedback, come un DPI scomodo o un attrezzo mancante, vengono girati alla direzione e risolti. Il rischio principale di questi programmi è trasformarli in uno strumento di colpevolizzazione dei singoli, ignorando le condizioni organizzative: in quel caso perdono la fiducia dei lavoratori e falliscono rapidamente.