Quando accade un infortunio, una delle prime domande degli inquirenti riguarda la vigilanza: c'era un preposto, sapeva cosa stava facendo il lavoratore, era già intervenuto in passato su quel comportamento? Una vigilanza svolta ma non documentata è difficile da dimostrare, mentre una documentazione senza vigilanza reale non regge al confronto con i testimoni. Servono quindi strumenti semplici, che il preposto usi davvero e che non gli sottraggano troppo tempo.
Il più diffuso è la lista di controllo di reparto, con poche voci legate ai rischi principali dell'area: ripari presenti e funzionanti, uso dei DPI previsti, ordine delle vie di transito, stato delle attrezzature di sollevamento. Il preposto la compila con frequenza definita e annota le anomalie e gli interventi effettuati. Accanto a questa, un registro sintetico dei richiami: data, comportamento osservato, indicazione fornita, eventuale ripetizione e segnalazione ai superiori. Il richiamo verbale ripetuto senza esito deve diventare segnalazione scritta.
Nelle aziende che hanno digitalizzato questi strumenti il preposto compila la lista dal telefono, allega le fotografie e la segnalazione arriva in tempo reale al RSPP e al responsabile di produzione. Il RSPP ha un ruolo di supporto: progetta le liste insieme ai preposti, analizza periodicamente le registrazioni per individuare criticità ricorrenti, riporta i risultati nella riunione periodica. Un preposto che vede le proprie segnalazioni tradursi in interventi concreti continua a segnalare; uno che le vede ignorate smette.