Il DM 2 settembre 2021 definisce i criteri per la gestione della sicurezza antincendio nei luoghi di lavoro, sia in esercizio sia in emergenza. Il datore di lavoro, sulla base della valutazione del rischio incendio, adotta misure organizzative e gestionali per prevenire gli incendi e per affrontare l'emergenza, descritte nell'allegato I del decreto. Rientrano qui la corretta tenuta dei luoghi, il controllo delle sorgenti di innesco, la gestione dei lavori a caldo e l'informazione al personale.
Il piano di emergenza scritto è obbligatorio in tre casi: luoghi di lavoro in cui sono occupati almeno dieci lavoratori; luoghi di lavoro aperti al pubblico caratterizzati dalla presenza contemporanea di più di cinquanta persone, indipendentemente dal numero dei dipendenti; luoghi di lavoro che ospitano attività soggette ai controlli dei Vigili del fuoco secondo il DPR 151/2011. Negli altri casi il datore di lavoro non è esonerato: deve comunque individuare e adottare le misure da attuare in caso di incendio, informando i lavoratori.
Si pensi a un bar con quattro dipendenti che ospita spesso eventi serali con settanta clienti: anche senza raggiungere i dieci lavoratori, l'affollamento lo porta dentro l'obbligo del piano. All'opposto, uno studio tecnico con otto impiegati e senza attività soggette può limitarsi a istruzioni scritte essenziali, purché chiare e conosciute da tutti. Il RSPP verifica questi presupposti ogni volta che cambiano organico, layout o uso dei locali.