Il RSPP e l'ASPP non accedono ai dati sanitari individuali, ma hanno un ruolo decisivo nel far funzionare la sorveglianza. Il primo compito è fornire al medico competente una descrizione corretta delle mansioni e dei rischi, aggiornata a ogni revisione del DVR: senza questo input il protocollo sanitario resta scollegato dalla realtà. Il secondo compito è presidiare i flussi di informazione su assunzioni, cambi di mansione, rientri dopo lunghe assenze e cessazioni, che nascono quasi sempre negli uffici del personale.
Uno scadenzario condiviso tra servizio di prevenzione, ufficio del personale e medico competente riporta per ogni lavoratore la mansione, la data dell'ultima visita, l'esito in termini di idoneità e la data della visita successiva, senza alcuna informazione clinica. Le visite scadute vanno trattate come una non conformità, con un piano di recupero. Un lavoratore che opera con giudizio scaduto è una situazione che l'organo di vigilanza rileva facilmente e che pesa in caso di infortunio.
Sul fronte della riservatezza, la regola è semplice: al datore di lavoro e alla linea gerarchica arrivano idoneità e limitazioni, mai diagnosi, terapie o esiti degli esami. Un preposto che chiede al lavoratore perché ha una limitazione sta superando il proprio ruolo. Il RSPP aiuta a tradurre le limitazioni in istruzioni operative, ad esempio escludendo il lavoratore dalle rotazioni sulla postazione di pallettizzazione manuale, senza mai divulgare informazioni sanitarie.