Il comma 4 dell'articolo 37 indica i momenti in cui la formazione e, ove previsto, l'addestramento specifico devono avvenire. Il primo è la costituzione del rapporto di lavoro o l'inizio dell'utilizzazione, qualora si tratti di somministrazione di lavoro. Il secondo è il trasferimento o il cambiamento di mansioni. Il terzo è l'introduzione di nuove attrezzature di lavoro, di nuove tecnologie, di nuove sostanze e miscele pericolose.
Il comma 6 aggiunge che la formazione deve essere periodicamente ripetuta in relazione all'evoluzione dei rischi o all'insorgenza di nuovi rischi. Ne deriva che il calendario formativo non dipende solo dalle scadenze degli aggiornamenti, ma anche dagli eventi aziendali.
Alcuni esempi rendono l'idea. Un magazziniere spostato al reparto saldatura deve ricevere la formazione specifica sui fumi, sulle radiazioni ottiche e sul rischio incendio prima di iniziare. L'acquisto di un nuovo centro di lavoro a controllo numerico con caricatore robotizzato richiede formazione e addestramento degli operatori prima della messa in produzione, non mesi dopo. La sostituzione di uno sgrassante con un prodotto a base diversa impone almeno informazione e formazione sui nuovi pericoli.
Per non perdere questi momenti, è utile collegare la formazione ai processi aziendali: l'ufficio personale segnala assunzioni e cambi di mansione, l'ufficio acquisti segnala nuove macchine e sostanze, e il servizio di prevenzione apre automaticamente un'esigenza formativa.