La documentazione della formazione deve dimostrare tre cose: che il corso rispondeva ai requisiti, che la persona lo ha frequentato e superato, che il contenuto era pertinente alla mansione.
L'attestato rilasciato dal soggetto formatore riporta i dati del partecipante, il tipo di corso con riferimento all'Accordo, la durata, il periodo di svolgimento, la modalità, il soggetto formatore e il responsabile del progetto. Per la formazione specifica è utile che indichi la classe di rischio o il settore. Un attestato privo di questi elementi è un documento debole.
Il fascicolo del corso, conservato dal soggetto formatore, contiene progetto formativo, programma, curriculum dei docenti, registro presenze, prove di verifica con esiti, eventuali tracciati della piattaforma e richiesta all'organismo paritetico. L'Accordo ne disciplina la conservazione da parte del soggetto formatore per un periodo pluriennale. L'azienda che si affida a un ente esterno dovrebbe chiedere copia almeno di programma, registro e test, per non dipendere dalla sopravvivenza dell'ente.
Il comma 14 dell'articolo 37 prevede inoltre che le competenze acquisite siano registrate nel libretto formativo del cittadino, oggi confluito nel fascicolo elettronico del lavoratore, se concretamente disponibile. In azienda la soluzione pratica è un registro della formazione per persona, che riepiloghi corsi, aggiornamenti, addestramenti e informazioni ricevute con le relative scadenze, consultabile rapidamente durante un controllo o dopo un infortunio.