La negoziazione è il processo con cui due o più parti con interessi in parte divergenti cercano un accordo. Il metodo sviluppato nell'ambito del progetto sulla negoziazione dell'Università di Harvard, reso noto da Roger Fisher e William Ury, propone quattro principi: separare le persone dal problema, concentrarsi sugli interessi e non sulle posizioni, inventare opzioni di reciproco vantaggio, insistere su criteri oggettivi.
La distinzione fra posizione e interesse è la più utile. La posizione è ciò che una parte dichiara di volere; l'interesse è il motivo per cui lo vuole. Il responsabile di produzione che dice no a un fermo di due giorni per installare un riparo ha una posizione; il suo interesse è rispettare la consegna al cliente. Il RSPP che chiede l'intervento immediato ha una posizione; l'interesse è eliminare l'accesso alla zona pericolosa. Cercando una soluzione che soddisfi entrambi gli interessi emergono opzioni nuove: protezione provvisoria con blocco dell'accesso subito, installazione definitiva nel fine settimana.
I criteri oggettivi in sicurezza sono abbondanti: norme tecniche, requisiti di legge, risultati di misure, istruzioni del fabbricante. Usarli sposta la discussione dal braccio di ferro personale a un riferimento condiviso.
Un altro concetto chiave è la migliore alternativa a un accordo negoziato, cioè ciò che accade se la trattativa fallisce. Per il RSPP, quando il rischio è grave, l'alternativa è la segnalazione formale al datore di lavoro: va conosciuta, ma usata come ultima risorsa.