La mediazione è l'intervento di un terzo che aiuta due parti in conflitto a trovare da sole un accordo. Il mediatore non decide e non giudica: facilita la comunicazione, chiarisce gli interessi, propone procedure per arrivare a una soluzione.
Il RSPP si trova spesso in questa posizione, ad esempio fra un capo reparto che vuole aumentare il ritmo di una linea e il rappresentante dei lavoratori che segnala dolori agli arti superiori fra gli addetti. Una mediazione efficace segue alcune fasi. Prima si ascoltano separatamente le parti per capire i fatti e le preoccupazioni. Poi si organizza un incontro con regole chiare: si parla uno alla volta, si discutono i problemi e non le persone, si cerca una soluzione pratica. Si ricostruiscono quindi i fatti condivisi, ad esempio i tempi ciclo reali e i dati della valutazione del sovraccarico biomeccanico, e si generano opzioni: rotazione delle postazioni, pause brevi distribuite, modifica della disposizione dei componenti. Infine si formalizza l'accordo con chi fa che cosa ed entro quando, prevedendo una verifica.
La mediazione ha un limite chiaro: il RSPP non può essere neutrale rispetto ai requisiti di legge. Se una delle soluzioni discusse lascia un rischio non accettabile, il ruolo di consulente prevale su quello di mediatore e la posizione tecnica va dichiarata con chiarezza. La credibilità di mediatore nasce proprio dal fatto che tutte le parti sanno che, su quel punto, non ci sono favori per nessuno.