I cinque argomenti di questo blocco non sono capitoli separati ma fasi dello stesso ciclo. Il sopralluogo genera osservazioni; la check list garantisce che le osservazioni siano complete e confrontabili nel tempo; il registro dei dati trasforma le osservazioni in rilievi con un responsabile e una scadenza; la collaborazione con RSPP e preposti fa sì che i rilievi diventino interventi; la documentazione fotografica fornisce l'evidenza prima e dopo.
Se manca un anello il ciclo si spezza in modo prevedibile. Sopralluoghi senza registro producono la sensazione di aver segnalato tutto, ma tre mesi dopo nessuno ricorda che cosa. Registri senza collaborazione con i preposti diventano liste di desideri che nessuno firma. Foto senza un archivio ordinato finiscono nella galleria del telefono, mescolate alle immagini personali, e non servono a nessuno quando un ispettore o un consulente tecnico chiede di vederle.
Un esempio da un'azienda di logistica con due magazzini: l'ASPP visitava ogni settimana entrambe le aree, ma annotava tutto su un quaderno. In un anno erano stati rilevati diciotto montanti di scaffalatura danneggiati, ma solo sette risultavano sostituiti e non c'era modo di dimostrare quando fossero stati segnalati. Con lo stesso tempo di presenza in campo, l'introduzione di un registro condiviso ha reso tracciabile ogni montante dalla segnalazione alla sostituzione. Il risultato è stato anche un argomento forte per ottenere un budget dedicato ai ricambi.