La check list è lo strumento più diffuso tra i servizi di prevenzione, e per buone ragioni: garantisce che gli stessi aspetti vengano controllati ogni volta, rende confrontabili visite fatte da persone diverse, riduce la dipendenza dalla memoria e dall'esperienza individuale, produce un documento che dimostra che il controllo è stato effettuato. Per un ASPP che segue molte aree è un alleato indispensabile.
Ha però limiti conosciuti. Il primo è l'effetto spunta: dopo qualche mese chi compila tende a rispondere conforme in automatico sulle voci che non hanno mai dato problemi, senza guardare davvero. Il secondo è la cecità verso ciò che non è scritto: una check list sulle macchine non farà notare la nuova pila di bancali davanti alla porta di emergenza, a meno che il compilatore non alzi lo sguardo dal foglio. Il terzo è la falsa sicurezza di una percentuale di conformità alta, che può nascondere una sola non conformità gravissima.
Ci sono rimedi pratici. Si inserisce sempre in fondo una voce aperta, del tipo altre situazioni osservate non previste dalla lista, che obbliga a una riflessione libera. Si ruotano periodicamente le persone che compilano la stessa area, perché occhi nuovi vedono cose diverse. Si richiede una nota o una foto anche per alcune risposte conformi, scelte a campione, così da evitare la compilazione a memoria. E si legge sempre il dettaglio delle non conformità, mai solo il punteggio finale. Una lista viva è una lista che ogni tanto viene smentita dal campo.