Una check list operativa ha una struttura riconoscibile. L'intestazione riporta area, data, ora, nome del compilatore, eventuale accompagnatore, codice e revisione del modello. Segue il corpo, diviso in sezioni omogenee, ad esempio vie di circolazione, macchine, impianti, sostanze, ordine e pulizia, organizzazione. Ogni voce ha un numero univoco, che permette di citarla nel registro senza ricopiarne il testo.
Per le risposte funziona bene uno schema a quattro valori: conforme, non conforme, non applicabile, non verificato. Il quarto valore è importante e spesso manca: distingue il caso in cui la voce non riguarda l'area dal caso in cui non è stato possibile controllarla, ad esempio perché il locale era chiuso. Senza questa distinzione, le voci non controllate finiscono tra i non applicabili e spariscono dalla statistica.
Accanto a ogni voce servono un campo note e un campo per il riferimento alla foto. Molto utile anche una colonna con il riferimento normativo o interno, come Allegato IV punto 1.4 per le vie di circolazione o la procedura aziendale di accesso al locale compressori: aiuta il compilatore meno esperto e rende la non conformità più facile da motivare. In chiusura si prevedono la sintesi dei rilievi, la firma del compilatore e quella del preposto che ha preso visione. Un modello che supera le due pagine per area va probabilmente diviso o semplificato. Le liste troppo lunghe vengono compilate in fretta proprio nelle sezioni finali, che spesso sono le più delicate, come quella sull'organizzazione e sulle emergenze locali.