Il servizio di prevenzione non deve produrre da solo tutte le informazioni: molte esistono già in altri uffici e vanno solo collegate. La manutenzione registra guasti, interventi e richieste di lavoro, utili per capire quali macchine hanno problemi ricorrenti ai dispositivi di sicurezza. L'ufficio del personale dispone di organici per reparto, turni, assunzioni recenti, contratti di somministrazione, assenze per infortunio. L'ufficio acquisti conosce i nuovi prodotti chimici e le nuove attrezzature in arrivo, spesso prima che compaiano in reparto.
Il medico competente, secondo l'art. 25, comma 1, lettera i, comunica in occasione della riunione periodica i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria e ne illustra il significato. Questi dati aggregati sono preziosi per capire, ad esempio, se in un reparto crescono le limitazioni per disturbi muscoloscheletrici. Le singole informazioni sanitarie, invece, restano nella cartella custodita dal medico e non devono transitare nei file del servizio di prevenzione.
Anche la qualità e l'ambiente producono dati utili: le non conformità di processo spesso coincidono con situazioni di rischio, e gli audit ambientali coprono depositi, rifiuti e sostanze. Il lavoro dell'ASPP consiste nel definire con ciascun ufficio un flusso minimo e periodico, ad esempio un estratto mensile delle richieste di manutenzione che riguardano ripari, finecorsa e arresti di emergenza. Accordi semplici, scritti in una mail di intesa, funzionano meglio di grandi progetti di integrazione che non partono mai.