Il cuore dell'organizzazione dei dati è un registro unico dei rilievi, in cui confluiscono le osservazioni di tutti i sopralluoghi, mirati e programmati. La struttura minima prevede un codice progressivo univoco, la data del rilievo, l'area e la postazione, la descrizione sintetica della situazione osservata, il riferimento alla foto, la tipologia di pericolo, la gravità, la misura proposta, il responsabile dell'attuazione, la scadenza, lo stato e la data di chiusura con l'evidenza.
Alcune regole rendono il registro affidabile. Ogni riga descrive un solo problema: se nello stesso punto ci sono un riparo mancante e un cavo danneggiato, le righe sono due, perché avranno probabilmente responsabili e tempi diversi. La descrizione deve essere comprensibile a chi non era presente, quindi precisa su luogo e oggetto, ad esempio pressa piegatrice numero tre, lato posteriore, barriera fotoelettrica disattivata con ponticello, e non semplicemente barriera non funzionante.
Il responsabile è una persona con nome e cognome, non un ufficio generico come manutenzione o produzione, perché un ufficio non risponde alle mail di sollecito. La scadenza è una data, non una formula come appena possibile. Lo stato assume pochi valori chiari, come aperto, in corso, chiuso, annullato con motivazione. Le righe non si cancellano mai: un rilievo superato si chiude con una nota. Questa disciplina permette di ricostruire, anche dopo anni, quando un problema è stato visto, chi lo sapeva e come è stato risolto.