Il preposto è la figura che vive ogni giorno in reparto, e per l'ASPP è l'interlocutore più importante. L'art. 19, come modificato dalla Legge 215 del 2021, gli assegna compiti di sovrintendenza e vigilanza sull'osservanza degli obblighi da parte dei lavoratori, l'intervento per modificare i comportamenti non conformi, l'interruzione dell'attività quando necessario, la segnalazione delle deficienze di mezzi e attrezzature. L'art. 18, comma 1, lettera b-bis, obbliga inoltre il datore di lavoro a individuarlo formalmente.
L'ASPP ha un ruolo diverso: è un tecnico consulente, senza potere gerarchico sulle lavorazioni, che supporta il preposto con competenze e strumenti. Confondere i ruoli genera due errori opposti. Nel primo l'ASPP si comporta da controllore del preposto, ne segnala le mancanze ai superiori a ogni giro e finisce per essere evitato. Nel secondo il preposto delega di fatto all'ASPP la vigilanza, dicendo ai lavoratori di parlare con la sicurezza per qualsiasi problema, e svuota il proprio ruolo.
Una collaborazione sana si basa su uno scambio chiaro: l'ASPP porta osservazioni strutturate, conoscenza normativa, soluzioni tecniche, materiale per informare la squadra; il preposto porta la conoscenza del processo, l'autorità sul gruppo, la presenza continua. È utile che ogni preposto riceva la sintesi dei rilievi della propria area prima che arrivi a dirigenti e direzione, così da avere il tempo di intervenire e di essere parte della soluzione, non solo il destinatario di una segnalazione.