Fotografare in azienda richiede regole chiare, che è bene concordare con la direzione e mettere per iscritto. Prima di tutto si definisce chi è autorizzato a scattare foto per finalità di sicurezza e con quali dispositivi: un telefono aziendale dedicato è preferibile al telefono personale, perché evita che immagini riservate finiscano nelle copie di sicurezza private e semplifica la gestione dei file quando la persona cambia ruolo o lascia l'azienda.
Le persone nelle foto vanno evitate quando non sono necessarie, inquadrando l'oggetto del rilievo e non il lavoratore. Quando il comportamento è proprio il punto, ad esempio una postura scorretta o un'operazione svolta senza attrezzatura idonea, si può chiedere all'operatore di ripetere il gesto in sicurezza oppure si fotografa in modo che non sia riconoscibile. Il materiale con persone riconoscibili, se usato per la formazione, richiede attenzione e le cautele previste dalla normativa sulla protezione dei dati.
Ci sono poi aree in cui fotografare è vietato o limitato: reparti con prodotti coperti da segreto industriale, laboratori di sviluppo, aree di clienti presso cui si lavora in appalto, zone classificate in cui il dispositivo non può entrare. Prima di un giro in un sito di terzi si chiede sempre se e cosa si può fotografare. I file vanno trasferiti dal dispositivo all'archivio aziendale al termine del giro e cancellati dalla memoria del telefono, così da ridurre il rischio di diffusione accidentale in caso di furto o smarrimento.