Il report trasforma il giro in un documento utilizzabile da chi deve agire. Una struttura collaudata si apre con un'intestazione che riporta area, data, orario, partecipanti, tipologia di sopralluogo e riferimento alla check list utilizzata. Segue una sintesi di poche righe, pensata per chi leggerà solo quella: indice di conformità, numero di rilievi per priorità, eventuali situazioni critiche già gestite sul posto, confronto rapido con il giro precedente.
Il corpo del report riporta i rilievi uno per uno, ciascuno con il codice del registro, la descrizione precisa, la foto di contesto e quella di dettaglio, la priorità, la misura proposta, il responsabile individuato e la scadenza concordata. Nella stessa sezione si dà conto anche dei rilievi precedenti chiusi e verificati, con la foto del dopo: mostrare ciò che è stato risolto è importante quanto evidenziare ciò che manca, perché riconosce il lavoro fatto e motiva chi ha contribuito.
Chiudono il documento le osservazioni positive, le eventuali buone pratiche da estendere ad altre aree e l'elenco di distribuzione. Il report va inviato al preposto e al responsabile dell'area, al RSPP, e per conoscenza alle funzioni coinvolte nelle azioni, come manutenzione o acquisti. Il tempo tra il giro e l'invio del report è un indicatore di qualità del servizio: un report che arriva dopo due settimane è già vecchio, mentre uno inviato entro due giorni lavorativi viene letto mentre il ricordo è ancora vivo.