Il comma 9 stabilisce che i risultati dei controlli devono essere riportati per iscritto e che almeno quelli relativi agli ultimi tre anni devono essere conservati e tenuti a disposizione degli organi di vigilanza. Non si tratta quindi di una buona pratica facoltativa: un controllo eseguito ma non registrato, di fronte a un ispettore, equivale sostanzialmente a un controllo non eseguito.
Il comma 10 aggiunge una regola importante per chi lavora fuori sede: quando le attrezzature sono usate al di fuori della sede dell'unità produttiva, devono essere accompagnate da un documento attestante l'esecuzione dell'ultimo controllo con esito positivo. È il caso tipico della squadra di installatori che porta su un cantiere un argano, un paranco elettrico a catena o un set di brache, oppure del tecnico di assistenza che lavora presso il cliente con un trapano a colonna portatile.
Operativamente l'ASPP può proporre due soluzioni. La prima è una cartellina di accompagnamento per ogni attrezzatura trasferibile, con copia dell'ultimo controllo firmato. La seconda, più moderna, è un'etichetta con codice QR applicata sull'attrezzatura che rimanda alla scheda digitale aggiornata, purché il cantiere abbia copertura di rete e il documento sia comunque esibibile. Attenzione al termine dei tre anni: è un minimo. Molte aziende scelgono di conservare l'intera storia dell'attrezzatura fino alla dismissione, perché in caso di infortunio grave può essere utile dimostrare la continuità dei controlli nel tempo.