Il decreto non definisce in modo puntuale la persona competente, ma il senso è chiaro: deve possedere conoscenze tecniche ed esperienza sufficienti per individuare difetti e valutarne la gravità sul tipo specifico di attrezzatura. Non coincide necessariamente con un soggetto esterno né con un tecnico laureato. Un manutentore interno esperto di carrelli elevatori può essere persona competente per i carrelli, ma non per gli apparecchi a pressione.
L'errore più frequente è lasciare implicita questa individuazione. In caso di infortunio, la prima domanda sarà chi ha controllato l'attrezzatura e perché era ritenuto in grado di farlo. Conviene quindi che il datore di lavoro, su proposta del servizio di prevenzione, formalizzi con un atto scritto chi sono le persone competenti per ciascuna famiglia di attrezzature, allegando le evidenze: corsi seguiti, attestati del fabbricante, anni di esperienza, eventuali qualifiche.
Per alcune categorie la scelta più prudente è affidarsi al fabbricante o a ditte specializzate. Pensiamo ai sistemi anticaduta, per i quali le istruzioni dei produttori richiedono spesso un ispettore addestrato specificamente, oppure alle porte e ai portoni industriali motorizzati, per i quali servono competenze sia meccaniche sia elettriche. Quando il controllo è affidato all'esterno, l'ASPP verifica che il rapporto rilasciato riporti identificazione univoca dell'attrezzatura, data, esito, eventuali prescrizioni e firma leggibile del tecnico, e non una semplice fattura con scritto «controllo eseguito».