Non si può controllare ciò che non si è contato. Il primo strumento operativo è un'anagrafica completa delle attrezzature, che in molte aziende manca o è ferma all'ultimo DVR. Il modo più efficace di costruirla è un giro sistematico reparto per reparto, con la planimetria in mano, partendo dalle macchine fisse e proseguendo con mezzi di trasporto interno, apparecchi di sollevamento, accessori, utensili portatili, scale, attrezzature in pressione e impianti.
Per ogni voce servono alcune informazioni minime: codice identificativo interno univoco, descrizione, marca e modello, numero di matricola del costruttore, anno di costruzione, presenza della marcatura CE o, per le macchine più vecchie, indicazione dell'adeguamento ai requisiti dell'Allegato V, ubicazione, reparto responsabile, disponibilità del manuale, eventuale assoggettamento all'Allegato VII con relativa matricola INAIL, e tipologia di controlli previsti.
In una logistica di medie dimensioni questo censimento può far emergere sorprese: transpallet elettrici acquistati usati senza documentazione, scale portatili di provenienza ignota, una piattaforma elevabile portata da un appaltatore e mai ripresa. Il censimento va poi mantenuto vivo, collegandolo agli acquisti e alle dismissioni: ogni nuova attrezzatura entra nell'anagrafica prima di essere usata, ogni attrezzatura dismessa esce con una registrazione. Proporre all'ufficio acquisti che nessun ordine di attrezzatura sia chiuso senza la consegna del manuale e della dichiarazione di conformità è una regola semplice che risparmia molto lavoro.