Un registro di controllo efficace deve permettere a chiunque, anche a un ispettore che non conosce l'azienda, di ricostruire in pochi minuti la storia di un'attrezzatura. Per questo la struttura conta quanto il contenuto. La soluzione più leggibile è una scheda per attrezzatura, piuttosto che un unico elenco cronologico di tutti gli interventi aziendali, nel quale le informazioni si disperdono.
Nella testata della scheda vanno i dati anagrafici: codice interno, descrizione, matricola, ubicazione, riferimento al manuale e frequenza dei controlli prevista con la fonte da cui deriva, cioè fabbricante, norma tecnica o buona prassi. Nel corpo, per ogni controllo, si registrano data, tipo di controllo, punti verificati o rimando alla check list compilata, esito, anomalie riscontrate, azioni conseguenti, data di chiusura dell'anomalia, nome e firma della persona competente.
Il punto più delicato è il collegamento tra anomalia e chiusura. Molti registri riportano «freno da registrare» senza alcuna traccia dell'intervento successivo: in quel caso il registro dimostra che l'azienda conosceva il difetto e non prova che lo abbia risolto. Conviene prevedere un campo esplicito con lo stato dell'anomalia, aperta o chiusa, e la firma di chi ha autorizzato la rimessa in servizio. Infine, la scheda deve riportare la data del prossimo controllo: è il dato che alimenta lo scadenzario e permette di capire immediatamente se l'attrezzatura è in regola.