Il decreto chiede che i risultati siano riportati per iscritto, senza imporre un formato. Il registro può quindi essere cartaceo o elettronico, purché garantisca alcune caratteristiche: identificazione certa di chi ha eseguito il controllo, data non modificabile a posteriori senza traccia, conservazione per il periodo previsto e possibilità di esibizione rapida.
Il cartaceo ha il pregio dell'immediatezza in reparto e della firma autografa, ma soffre di smarrimenti, pagine strappate, correzioni con il bianchetto e impossibilità di estrarre statistiche. Il digitale permette scadenzari automatici, fotografie allegate, ricerca per matricola e cruscotti, ma richiede attenzione a credenziali personali non condivise, registro delle modifiche, backup e continuità del servizio. Un foglio di calcolo condiviso modificabile da chiunque, senza storico delle versioni, non offre garanzie migliori di un quaderno.
Nella pratica molte aziende adottano una soluzione mista: la check list viene compilata su tablet o smartphone in reparto, con foto e firma, e genera automaticamente un PDF archiviato in una cartella protetta. L'ASPP che propone o gestisce uno strumento di questo tipo dovrebbe concordare con il RSPP e con l'ufficio informatico chi può modificare le schede, come si correggono gli errori lasciando traccia della correzione e come si stampa rapidamente il fascicolo di un'attrezzatura in caso di ispezione o infortunio. In un'azienda con sedi diverse, un sistema unico evita che ogni stabilimento inventi il proprio modello.