La frequenza dei controlli non si decide a sensazione. La gerarchia delle fonti indicata dal comma 8 è precisa: prima le indicazioni del fabbricante, poi le norme tecniche pertinenti, infine buone prassi e linee guida. In assenza di tutte, la scelta va motivata nella valutazione dei rischi tenendo conto dell'intensità d'uso, dell'ambiente e della storia dei guasti.
Alcuni esempi aiutano a ragionare. Una scaffalatura porta-pallet in un magazzino con molti movimenti di carrelli richiede ispezioni frequenti da parte di una persona incaricata e un'ispezione approfondita da persona competente almeno annuale, secondo la norma tecnica di riferimento già vista nel modulo B. Un carrello elevatore che lavora su tre turni in un deposito di bevande si usura molto più rapidamente dello stesso modello usato un'ora al giorno in un magazzino ricambi, e il piano di controllo deve tenerne conto. Le funi e le catene degli apparecchi di sollevamento hanno, in mancanza di diversa indicazione del fabbricante, la cadenza trimestrale prevista dall'Allegato VI.
Un criterio utile è la revisione dei dati. Se nei controlli di un anno su una famiglia di attrezzature non emerge mai nulla, può essere ragionevole confermare la frequenza; se invece i difetti trovati sono frequenti o gravi, la cadenza va ridotta, oppure va indagata la causa a monte, che spesso è un uso scorretto o un ambiente aggressivo. L'ASPP che porta al RSPP questa lettura dei dati trasforma il registro da adempimento burocratico a strumento di prevenzione.