La consegna dei DPI al lavoratore va documentata. Il decreto non impone un modello, ma la scheda di consegna firmata è la prova principale che il datore di lavoro ha fornito i dispositivi previsti dalla valutazione dei rischi, e spesso è il primo documento richiesto in caso di infortunio o di ispezione.
Una scheda ben fatta riporta nome e cognome del lavoratore, mansione e reparto, elenco dei DPI consegnati con marca, modello, codice articolo, taglia, quantità e, per i dispositivi tracciati singolarmente, numero di serie o lotto. Indica la data di consegna e contiene una dichiarazione del lavoratore di aver ricevuto i dispositivi insieme alla nota informativa o alle istruzioni d'uso, e di essere stato informato sui rischi da cui proteggono e sul corretto utilizzo. Per i DPI di terza categoria e per gli otoprotettori la scheda va collegata al registro dell'addestramento, con data, durata e nome dell'addestratore.
Gli errori più comuni sono tre. Il primo è la scheda generica, che riporta solo voci come «guanti» o «scarpe» senza modello, impedendo di dimostrare che il dispositivo era quello previsto dalla valutazione. Il secondo è la scheda firmata una sola volta all'assunzione e mai aggiornata, che non documenta le sostituzioni successive. Il terzo è la firma raccolta in blocco da tutti i lavoratori su un foglio unico non datato. Una scheda individuale per lavoratore, aggiornata a ogni consegna, è più laboriosa ma molto più solida, e con strumenti digitali richiede pochi secondi.