Tracciare un DPI significa poter rispondere in qualunque momento a due domande: questo specifico dispositivo a chi è stato consegnato, e quali dispositivi di un certo lotto sono ancora in uso in azienda. La seconda domanda diventa urgente quando un fabbricante o un'autorità di vigilanza del mercato emette un avviso di richiamo o di ritiro per un difetto di produzione.
Non tutti i DPI richiedono lo stesso livello di tracciabilità. Per i consumabili come guanti monouso e inserti auricolari è sufficiente registrare il modello e il lotto in ingresso in magazzino. Per i dispositivi di terza categoria riutilizzabili, come imbracature, cordini, dispositivi retrattili, autorespiratori e maschere a pieno facciale, la tracciabilità deve arrivare al singolo pezzo, tramite numero di serie, collegato al lavoratore assegnatario e alla storia delle ispezioni periodiche.
Il Regolamento UE 2016/425 impone a fabbricanti, importatori e distributori obblighi di identificazione e di cooperazione con le autorità, anche per la rintracciabilità dei prodotti nella catena di fornitura. L'azienda utilizzatrice non è un operatore economico ai sensi del regolamento, ma ha tutto l'interesse a essere in grado di reagire rapidamente. Un esercizio utile da proporre al RSPP è una simulazione: si sceglie un lotto di cordini o di elmetti acquistato l'anno precedente e si misura quanto tempo serve per trovare tutti i pezzi e i lavoratori coinvolti. Se servono giorni e telefonate, la tracciabilità esiste solo sulla carta.