Per raccogliere dati confrontabili serve un vocabolario condiviso in azienda, scritto nella procedura e spiegato ai preposti. Il mancato infortunio, o near miss, è un evento non pianificato legato all'attività lavorativa che avrebbe potuto causare un danno alla persona ma non l'ha causato, per fortuna o per un intervento all'ultimo momento. Esempio: un fascio di tubi scivola dalle forche del carrello e cade a mezzo metro da un operatore. Nessuno si fa male, ma l'energia liberata era sufficiente a ferire.
L'incidente senza lesioni con soli danni materiali, ad esempio un carrello che urta una scaffalatura deformando un montante, va registrato anch'esso, spesso nella stessa banca dati con un campo che distingue danno alle cose da potenziale danno alle persone. La condizione pericolosa è invece una situazione statica che non ha ancora generato un evento: una griglia di calpestio mancante, un estintore ostruito, una perdita d'olio sul pavimento. L'atto insicuro è un comportamento: passare sotto un carico sospeso, rimuovere un riparo per sbloccare un pezzo.
Molte aziende raccolgono tutte e quattro le tipologie con un unico modulo, chiedendo al segnalante di barrare la voce. È una scelta sensata, purché la definizione sia chiara: altrimenti un reparto chiama near miss ogni pozza d'acqua e un altro solo gli eventi spettacolari, e i numeri tra reparti diventano incomparabili. Il consiglio pratico è inserire nella procedura due o tre esempi aziendali per ogni categoria, presi dalla realtà dello stabilimento.