Un sistema che accetta tutto si riempie di rumore e chi analizza perde tempo. Conviene stabilire per iscritto cosa non entra nel registro dei near miss, indicando dove va invece indirizzato. Un guasto di macchina senza alcuna esposizione di persone, ad esempio un motore che si ferma per surriscaldamento in un locale non presidiato, è materia della manutenzione e del suo sistema di ordini di lavoro. Una lamentela sul riscaldamento dello spogliatoio è una richiesta ai servizi generali, a meno che non sia collegata a un rischio specifico come il microclima severo.
Anche le non conformità documentali, come un attestato scaduto o un libretto di attrezzatura mancante, hanno di solito un loro canale: il registro delle non conformità del sistema di gestione, se presente, o lo scadenzario della formazione. Mescolarle con i mancati infortuni gonfia le statistiche e dà l'impressione che il sistema serva soprattutto a controllare le carte.
Ci sono poi zone grigie da decidere con il RSPP. Le segnalazioni su comportamenti di colleghi vanno accettate, ma trattate descrivendo il comportamento e non la persona. Gli eventi che riguardano visitatori, autisti di trasportatori o personale di ditte esterne vanno inclusi, perché avvengono nei vostri luoghi di lavoro e spesso rivelano carenze di coordinamento. Gli infortuni veri e propri seguono il loro percorso formale di denuncia e indagine; nel registro dei near miss si può tenere un rimando, così da avere in un solo foglio la visione complessiva degli eventi.