Prima di progettare moduli e fogli di calcolo conviene disegnare il ciclo di vita di una segnalazione, perché è lì che i sistemi si inceppano. Primo passo: l'evento accade e qualcuno lo nota. Secondo: la persona decide di segnalarlo, e questa decisione dipende da quanto è facile farlo e da cosa si aspetta che succeda dopo. Terzo: la segnalazione arriva a qualcuno che la registra, con un numero progressivo e una data. Quarto: un primo filtro rapido, entro uno o due giorni, verifica se serve un intervento immediato, ad esempio segregare un'area o fermare un'attrezzatura.
Quinto passo: l'analisi, proporzionata al potenziale. Un near miss da scivolamento su olio si chiude con una telefonata alla manutenzione; un carico caduto da un carroponte richiede un sopralluogo, un colloquio con i presenti e il coinvolgimento del RSPP. Sesto: la definizione di una o più azioni, ciascuna con responsabile e scadenza. Settimo: la verifica che l'azione sia stata fatta e funzioni. Ottavo: la restituzione, prima al segnalante e poi al reparto.
L'esperienza mostra che i punti di rottura sono quasi sempre due: il passaggio dal reparto al registro, quando le schede restano nelle tasche dei capiturno, e il passaggio dall'azione decisa all'azione eseguita, quando nessuno sollecita. Per ogni fase scrivete nella procedura chi fa cosa e in quanto tempo. Un ciclo scritto in mezza pagina, magari con un semplice diagramma a blocchi appeso nelle bacheche, vale più di una procedura di dieci pagine che nessuno legge.