Nella maggior parte delle aziende la segnalazione arriva al preposto prima che a chiunque altro, spesso a voce, durante il turno. Se il preposto non la trasforma in una scheda, per il sistema l'evento non esiste. Per questo il preposto va formato e coinvolto in modo specifico, ricordando che la segnalazione delle condizioni di pericolo è un suo obbligo di legge e non un favore all'ufficio sicurezza.
Cosa chiedere in concreto al preposto. Primo, raccogliere anche le segnalazioni verbali e compilare lui la scheda se il lavoratore non lo fa, indicando comunque chi ha visto l'evento. Secondo, adottare subito le misure immediate alla sua portata: delimitare, fermare, avvisare la manutenzione. Terzo, consegnare la scheda entro il turno o il giorno successivo. Quarto, partecipare all'analisi degli eventi della sua area, perché conosce il lavoro reale meglio di chiunque.
L'ASPP può semplificargli la vita: un blocchetto di schede in ogni postazione dei capiturno, un numero di telefono o una chat dedicata per inviare una foto subito, un passaggio fisso a inizio settimana per ritirare le schede. Tenete anche un piccolo indicatore per area: un reparto con trenta persone e zero segnalazioni in tre mesi merita una chiacchierata con il preposto, non per rimproverarlo ma per capire dove si blocca il flusso. Spesso si scopre che il preposto risolve tutto da sé senza scriverlo, perdendo dati preziosi per le analisi di tendenza e privando gli altri reparti di esperienze utili.