Un sistema imposto dall'alto, con un modulo calato dall'ufficio sicurezza, parte con un handicap. Coinvolgere il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza fin dalla progettazione è utile per almeno tre ragioni. È una forma di consultazione coerente con le sue attribuzioni previste dall'articolo 50, che comprendono la consultazione preventiva sulla valutazione dei rischi e sull'organizzazione della prevenzione. Aiuta a individuare le barriere reali, perché al RLS i colleghi dicono cose che all'ufficio sicurezza non dicono. E rende il sistema più credibile, perché i lavoratori vedono che il loro rappresentante lo sostiene.
Operativamente l'ASPP può proporre al RSPP una breve riunione con il RLS per rivedere la bozza della scheda, scegliere i canali di invio e definire la regola sul trattamento non punitivo. Il RLS può anche diventare un canale alternativo: alcuni lavoratori preferiscono consegnare la segnalazione a lui piuttosto che al capo diretto, ed è bene prevederlo esplicitamente nella procedura.
Coinvolgere poi un piccolo gruppo di lavoratori esperti, uno per reparto, nella prova della scheda prima del lancio ufficiale. Fate compilare il modulo su tre eventi reali recenti e osservate dove si bloccano: campi non capiti, spazio insufficiente, domande che sembrano trappole. Dieci minuti di prova sul campo eliminano errori che altrimenti emergerebbero dopo mesi, quando ormai il modulo è stampato in mille copie e i primi segnalanti si sono già scoraggiati.