Ammettere segnalazioni anonime è una scelta da ponderare. Il vantaggio è evidente nelle prime fasi o in contesti con scarsa fiducia: permette di far emergere problemi che altrimenti resterebbero sommersi, specie quando riguardano comportamenti di capi o pressioni produttive. Gli svantaggi sono altrettanto concreti: non si può chiedere un chiarimento, non si può dare un riscontro personale, e il canale può essere usato per sfoghi o accuse non verificabili.
Una soluzione equilibrata consiste nel rendere il nome facoltativo, spiegando chiaramente che indicarlo consente di ricevere una risposta e di essere coinvolti nella soluzione. Con il tempo, se il sistema funziona, la quota di schede anonime tende a calare spontaneamente: è un buon indicatore di fiducia da monitorare.
Le schede nominative contengono dati personali e vanno trattate nel rispetto del Regolamento UE 2016/679. In pratica: informativa ai lavoratori sul trattamento, accesso al registro limitato a chi ne ha bisogno, conservazione per un periodo definito, e nelle statistiche e nelle comunicazioni pubbliche uso di dati aggregati senza nomi. Particolare attenzione se la scheda riporta informazioni su lesioni lievi o condizioni di salute: queste rientrano tra le categorie particolari di dati e non vanno diffuse. Coordinatevi con chi in azienda segue la protezione dei dati, invece di improvvisare: un problema di privacy esploso su una bacheca può compromettere la fiducia nel sistema più di qualsiasi altro errore.