Molti mancati infortuni coinvolgono persone che non sono dipendenti: manutentori di ditte appaltatrici, autisti che scaricano in banchina, installatori, visitatori accompagnati. Escluderli dal sistema significa perdere una parte rilevante degli eventi, proprio quella legata alle interferenze, che è tra le più critiche. Gli aspetti contrattuali e di coordinamento degli appalti sono trattati in altri moduli; qui interessa come far arrivare le loro segnalazioni.
Prima regola: la possibilità di segnalare va comunicata all'ingresso, nell'informativa sui rischi consegnata alle imprese e nei brevi incontri di accoglienza. Seconda: le schede devono essere disponibili anche nei punti frequentati dagli esterni, come la portineria, l'area di attesa autisti, il container dell'impresa in cantiere. Terza: il modulo deve prevedere un campo per l'impresa di appartenenza, così da poter analizzare gli eventi per ditta.
Le segnalazioni possono andare nei due sensi. Un dipendente può segnalare un comportamento pericoloso di un esterno, ad esempio un autista che scende dalla cabina in area di manovra dei carrelli; un esterno può segnalare una carenza dell'azienda ospitante, come un parapetto mancante sul soppalco dove deve intervenire. Entrambe vanno portate nelle riunioni di coordinamento con le imprese. In uno stabilimento con molte ditte presenti, una sezione del registro dedicata agli eventi che coinvolgono esterni diventa un ottimo strumento per preparare quelle riunioni con fatti concreti invece che con raccomandazioni generiche.