La scheda ideale si compila in tre minuti, in piedi, con una penna. Ogni campo in più riduce il numero di schede che arrivano. I campi minimi, che quasi tutte le aziende ritengono indispensabili, sono: data e ora approssimativa; area o reparto, meglio se scelto da un elenco predefinito; cosa è successo, in poche righe; cosa sarebbe potuto succedere; cosa è stato fatto subito; una proposta facoltativa di soluzione; nome facoltativo del segnalante e firma.
Tipologia dell'evento con caselle da barrare, ad esempio near miss, condizione pericolosa, comportamento pericoloso, danno a cose, aiuta la classificazione successiva, ma resta facoltativa per chi compila: sarà l'ASPP a confermarla o correggerla. Tutti gli altri dati utili all'analisi, come cause, potenziale di gravità, codici di classificazione, azioni, responsabili e scadenze, vanno nella seconda parte della scheda, riservata a chi analizza, oppure direttamente nel registro digitale.
Questa separazione tra parte del segnalante e parte dell'analista è il punto chiave. Molte schede falliscono perché chiedono al lavoratore di individuare le cause radice, la frequenza di esposizione o di compilare una matrice di rischio: domande che lo intimidiscono e lo spingono a rinunciare. Infine, ogni scheda deve avere un numero progressivo, prestampato o assegnato alla registrazione, che diventa il riferimento per il riscontro al segnalante e per il collegamento con le azioni correttive.