La qualità della descrizione determina la qualità dell'analisi. Una scheda che riporta solo pericolo carrello non dice nulla; una che riporta alle 10:30, uscendo dalla corsia C verso la banchina 4, il carrello retrattile ha svoltato mentre un collega attraversava a piedi a circa due metri, il collega si è fermato, nessun contatto, permette di capire luogo, manovra, distanze e dinamica. L'ASPP deve insegnare questo modo di scrivere, con esempi, a preposti e lavoratori.
Le domande guida da stampare sul retro della scheda possono essere: dove esattamente, quale attività si stava svolgendo, quale attrezzatura o materiale era coinvolto, cosa è andato diversamente dal previsto, che cosa ha evitato il danno. Quest'ultima domanda è preziosa e spesso trascurata: sapere che il danno è stato evitato perché l'operatore indossava il casco o perché un collega ha gridato dice molto sulle barriere che funzionano.
Va evitato il linguaggio che attribuisce colpe o giudizi: frasi come distrazione dell'operatore o mancanza di attenzione chiudono l'analisi prima che cominci e fanno sentire accusato chi è coinvolto. Meglio descrivere il comportamento osservabile, ad esempio l'operatore ha attraversato fuori dal percorso pedonale, e lasciare all'analisi il compito di capire perché: magari il percorso pedonale era occupato da pallet. Quando trascrive nel registro, l'ASPP può riformulare la descrizione in modo neutro, conservando l'originale in archivio.