Una fotografia scattata pochi minuti dopo l'evento vale spesso più di mezza pagina di descrizione. Mostra la posizione degli oggetti, lo stato del pavimento, la presenza o assenza di protezioni, la segnaletica, le distanze. Il problema è che la scena cambia in fretta: il pallet viene raddrizzato, l'olio viene asciugato, il carico viene ripreso. Per questo il sistema dovrebbe incoraggiare la foto immediata, quando è possibile farla in sicurezza e senza violare regole aziendali sull'uso dei telefoni in determinate aree, ad esempio le zone classificate ATEX.
Indicazioni pratiche da dare a preposti e lavoratori: scattare una foto d'insieme che faccia capire il contesto e una o due di dettaglio; includere un riferimento di scala, come un metro o un oggetto noto; evitare di inquadrare volti, salvo necessità; non spostare nulla prima della foto se non per mettere in sicurezza. Se c'è un'attrezzatura coinvolta, fotografare anche la targhetta con matricola, utile per collegare l'evento ai registri di controllo.
Oltre alle foto, le evidenze possono includere un piccolo schizzo della scena con le distanze, la registrazione delle condizioni ambientali come pioggia o scarsa illuminazione, il riferimento a ordini di lavoro o permessi attivi in quel momento. L'ASPP archivia tutto con il numero della scheda, in una cartella ordinata per anno e numero progressivo. Una buona disciplina di archiviazione permette, a distanza di mesi, di ritrovare in un minuto le immagini di eventi simili e di confrontarle.