Qualunque sia il canale di ingresso, tutte le segnalazioni devono confluire in un unico registro. Per la maggior parte delle aziende un foglio di calcolo ben strutturato è sufficiente e più flessibile di un software dedicato; le piattaforme specifiche hanno senso quando i numeri crescono o quando esistono più siti da integrare.
La struttura minima prevede una riga per segnalazione e colonne con contenuto univoco: numero progressivo, data dell'evento, data di ricezione, turno, area, impresa di appartenenza dei coinvolti, canale di ingresso, tipologia, descrizione sintetica, potenziale di gravità, categoria di evento, fattore causale prevalente, misura immediata adottata, stato della segnalazione, data del riscontro al segnalante. Le azioni correttive vanno in un secondo foglio collegato tramite il numero di segnalazione, perché una segnalazione può generare più azioni e un'azione può rispondere a più segnalazioni.
Alcune regole evitano guai futuri. Ogni campo che servirà a fare statistiche deve avere valori scelti da un elenco a discesa e non scritti liberamente, altrimenti avrete magazzino, Magazzino, mag. e magazz. come quattro aree diverse. Le date vanno inserite in formato data e non come testo. Non si unisce mai una cella con un'altra. Il file va salvato in un percorso condiviso con backup, con accesso in modifica limitato a chi gestisce il sistema. Queste accortezze sembrano banali, ma sono quelle che permettono, dopo un anno, di costruire statistiche in pochi minuti invece che in giorni.