Le schede che arrivano dai reparti sono spesso incomplete, ambigue o scritte in fretta. Prima di registrarle l'ASPP fa un rapido controllo di qualità, che non deve diventare un esame per chi ha scritto. Gli errori più frequenti sono ricorrenti e facili da riconoscere: area non indicata o indicata in modo generico come stabilimento; data mancante o solo il giorno della settimana; descrizione ridotta a una parola, come scivolato; confusione tra cosa è successo e cosa si propone; più eventi diversi raccolti nella stessa scheda.
Il rimedio migliore è un contatto rapido con il segnalante o con il preposto dell'area, per telefono o in reparto, chiedendo le informazioni mancanti. Due minuti di conversazione chiariscono quello che nessuna scheda chiarirebbe e trasmettono al lavoratore l'idea che la sua segnalazione è stata letta con attenzione. Se il segnalante è anonimo, si può fare un sopralluogo nell'area indicata.
Quando una scheda contiene più eventi, va divisa in più registrazioni, ciascuna con il proprio numero. Quando invece più schede descrivono lo stesso evento visto da persone diverse, si registra un solo evento indicando il numero delle segnalazioni ricevute: un dato interessante, perché un evento segnalato da più persone ha colpito l'attenzione del reparto. Infine, l'ASPP annota le correzioni fatte e, se le stesse lacune si ripetono in un reparto, organizza un breve momento di chiarimento con il preposto, invece di correggere in silenzio all'infinito.