Il principio di Pareto osserva che in molti fenomeni una piccola parte delle cause produce la maggior parte degli effetti. Applicato alle segnalazioni, significa che spesso due o tre tipologie di evento, o due o tre aree, raccolgono la maggioranza dei casi. Il diagramma di Pareto rende visibile questa concentrazione e aiuta a scegliere dove investire.
Si costruisce in pochi passaggi con qualsiasi foglio di calcolo. Si conta il numero di eventi per ciascuna categoria, ad esempio per tipo di evento; si ordinano le categorie dalla più frequente alla meno frequente; si calcola per ciascuna la percentuale sul totale e la percentuale cumulata; si rappresentano le frequenze con barre decrescenti e la percentuale cumulata con una linea. Dove la linea supera il settanta o l'ottanta per cento si trova il gruppo di categorie su cui concentrarsi.
Un esempio tipico in un'azienda metalmeccanica con logistica interna: su centoventi segnalazioni annue, le interferenze tra mezzi e pedoni, le cadute di materiale dalle scaffalature e gli scivolamenti per olio o trucioli a terra rappresentano insieme circa due terzi dei casi. Le restanti sette categorie si dividono il resto. Attenzione però a non applicare il Pareto solo alla frequenza: conviene costruirne un secondo considerando soltanto gli eventi a potenziale alto e molto alto, perché le priorità possono cambiare radicalmente. Gli scivolamenti sono frequenti, ma gli eventi con carichi sospesi, anche se rari, pesano molto di più.