Oltre agli indicatori che descrivono gli eventi, ne servono alcuni che descrivano il funzionamento del sistema, perché sono quelli su cui l'azienda può agire direttamente. Un insieme minimo, facile da calcolare dal registro, comprende cinque misure. Il tempo medio tra ricezione della segnalazione e primo riscontro al segnalante. La percentuale di segnalazioni classificate e analizzate entro il tempo stabilito dalla procedura. La percentuale di azioni correttive chiuse entro la scadenza prevista. Il numero di azioni aperte oltre la scadenza, con l'indicazione della più vecchia. La percentuale di azioni verificate efficaci sul totale di quelle eseguite.
A questi si può aggiungere un indicatore sulla qualità delle misure: la quota di azioni che rientrano nei livelli più alti della gerarchia, cioè eliminazione, sostituzione e misure tecniche, rispetto a quelle basate solo su informazione e richiami. Se quasi tutte le azioni sono di tipo informativo, il sistema sta producendo carta più che prevenzione.
Per ciascun indicatore è utile stabilire con il RSPP un valore di riferimento realistico, da rivedere ogni anno, e rappresentarlo con un semplice semaforo: verde se rispettato, giallo se vicino, rosso se lontano. L'età delle azioni aperte merita attenzione particolare: un'azione aperta da più di sei mesi va discussa con il responsabile e, se necessario, portata all'attenzione della direzione, perché ogni giorno di ritardo è un giorno in cui il rischio segnalato resta presente.