Una volta costruito correttamente il registro, il foglio di calcolo può produrre quasi tutte le statistiche necessarie in modo automatico. Lo strumento chiave sono le tabelle pivot, che permettono di contare e incrociare i dati trascinando i campi: righe per area, colonne per potenziale di gravità, valori come conteggio delle segnalazioni. In pochi secondi si ottengono tabelle che a mano richiederebbero ore. È utile formattare il registro come tabella strutturata, così che le pivot si aggiornino includendo automaticamente le nuove righe.
Un cruscotto mensile può stare in un solo foglio e contenere: numero di segnalazioni del mese e del progressivo annuo, confronto con lo stesso periodo dell'anno precedente, ripartizione per area e per tipo di evento, numero di eventi ad alto potenziale con breve descrizione, indicatori di processo con semaforo, elenco delle azioni scadute. I filtri interattivi, chiamati in alcuni programmi filtri dati, consentono al RSPP di selezionare un reparto o un periodo senza modificare nulla.
Due raccomandazioni pratiche. Tenete separati i dati grezzi, le elaborazioni e il cruscotto in fogli diversi, e proteggete le formule da modifiche accidentali. Documentate in una scheda del file come si calcola ogni indicatore, così che chi vi sostituisce durante le ferie o in caso di cambio incarico possa aggiornare il cruscotto senza reinventarlo. Un cruscotto che funziona solo quando c'è chi l'ha costruito non è uno strumento aziendale, è un'abitudine personale.