Il riscontro individuale è la forma di restituzione più potente, perché tocca direttamente chi ha fatto lo sforzo di segnalare. Non richiede formalità: può essere una conversazione di due minuti in reparto, un messaggio, una nota consegnata dal preposto. Deve però avvenire in due momenti distinti: alla presa in carico, per confermare che la segnalazione è stata ricevuta e dire cosa succederà, e alla conclusione, per comunicare cosa è stato fatto.
Quando possibile, il segnalante va coinvolto nella ricerca della soluzione. Chi lavora ogni giorno nella situazione segnalata conosce dettagli che sfuggono all'ufficio tecnico e spesso ha già in mente una proposta praticabile. Invitarlo al sopralluogo con la manutenzione, chiedergli di provare un prototipo di riparo o un nuovo percorso, fargli valutare la soluzione prima che diventi definitiva sono modi concreti di valorizzarne il contributo. In un reparto di stampaggio, ad esempio, la proposta di un operatore di spostare il comando di un nastro trasportatore per renderlo raggiungibile senza sporgersi si è rivelata più semplice ed economica della soluzione progettata a tavolino.
Nel registro conviene annotare la data del riscontro iniziale e di quello finale. Se il segnalante è anonimo, il riscontro diventa collettivo e passa attraverso la bacheca o la riunione di reparto. Il RLS può essere un buon tramite quando la segnalazione gli è stata consegnata direttamente o quando riguarda questioni delicate.