I dati del sistema di segnalazione devono arrivare a chi prende decisioni, in una forma adatta a ciascun destinatario. Per il RSPP l'ASPP prepara un report mensile sintetico: numero di segnalazioni, eventi ad alto potenziale con breve descrizione, indicatori di processo, azioni scadute e proposte di intervento. Per la direzione basta di solito un riepilogo trimestrale di una o due pagine, con pochi grafici, i tre eventi più significativi e le richieste di risorse o decisioni.
La riunione periodica prevista dall'articolo 35, obbligatoria almeno una volta all'anno nelle aziende con più di quindici lavoratori, è l'occasione naturale per un bilancio annuale. Tra gli argomenti all'ordine del giorno previsti dalla norma ci sono il documento di valutazione dei rischi, l'andamento degli infortuni e delle malattie professionali, i criteri di scelta dei DPI e i programmi di formazione: l'analisi dei mancati infortuni si inserisce in modo naturale accanto all'andamento infortunistico e ne arricchisce la lettura. Presentare insieme infortuni e near miss consente di mostrare che la prevenzione si basa su un quadro molto più ampio dei soli eventi con danno.
Il report annuale dovrebbe contenere: trend delle segnalazioni nell'anno, distribuzione per area e tipo di evento, Pareto degli eventi ad alto potenziale, indicatori di processo, principali azioni realizzate con foto prima e dopo, proposte per l'anno successivo. Lasciate spazio alle osservazioni del RLS, che spesso porta indicazioni sulla percezione del sistema tra i lavoratori.