Per tradurre il contenuto di questo blocco in attività concrete, ecco una sequenza di lavoro da adattare alla propria azienda e da concordare con il RSPP. Nelle prime due settimane: analizzare cosa esiste già, cioè procedure, moduli, schede compilate negli ultimi anni, e intervistare tre o quattro preposti e il RLS sulle barriere percepite. Preparare una proposta di revisione della scheda, del registro e della griglia di classificazione.
Tra la terza e la sesta settimana: testare la nuova scheda con un piccolo gruppo di lavoratori, correggerla, costruire il foglio di calcolo con elenchi a discesa e un primo cruscotto, scrivere o aggiornare la procedura con i tempi di risposta e la regola sul trattamento non punitivo, ottenere la firma della direzione. Preparare cassette, QR code e materiale per il lancio.
Tra la settima e la dodicesima settimana: presentare il sistema in tutti i turni e ai referenti delle imprese esterne presenti stabilmente, garantire una presenza frequente in reparto, rispondere a ogni segnalazione entro i tempi fissati, pubblicare la prima scheda lezione appresa e il primo riepilogo mensile, registrare le azioni con responsabili e scadenze. Al novantesimo giorno, preparare per il RSPP un breve bilancio: segnalazioni ricevute per area, tempi di risposta, azioni aperte e chiuse, reparti ancora silenziosi, proposte di correzione. Da quel momento il sistema entra nella gestione ordinaria, con controlli mensili e un bilancio annuale alla riunione periodica.