Una volta a regime, il sistema richiede una manutenzione costante, come qualsiasi impianto. Ogni mese l'ASPP può dedicare un'ora a una serie fissa di controlli, da annotare in un breve verbale interno. Primo: il registro è aggiornato, tutte le schede ricevute sono state registrate, classificate e numerate, senza duplicati o campi vuoti. Secondo: ogni segnalazione ha ricevuto un primo riscontro entro i tempi stabiliti. Terzo: le azioni in scadenza nel mese successivo sono state sollecitate e quelle scadute segnalate al RSPP con il nome del responsabile.
Quarto: le verifiche di efficacia programmate sono state effettuate, con foto e annotazioni. Quinto: le cassette sono state svuotate, i moduli cartacei sono disponibili in tutti i punti previsti, i QR code sono leggibili e il modulo digitale funziona. Sesto: la bacheca è aggiornata con il riepilogo del mese e una scheda lezione appresa recente. Settimo: si controlla quali reparti, turni o imprese non hanno inviato segnalazioni nel mese e si pianifica un passaggio mirato.
Ogni trimestre si aggiunge uno sguardo più ampio: l'andamento con media mobile, il Pareto aggiornato degli eventi ad alto potenziale, la quota di segnalazioni anonime, il numero di persone diverse che hanno segnalato. Se la voce altro della classificazione cresce, si rivede il dizionario. Un sistema di segnalazione non si guasta all'improvviso: si spegne lentamente quando questi controlli vengono rimandati, ed è proprio la regolarità dell'ASPP a impedirlo.