Ogni piano funziona solo se è chiaro chi decide e chi esegue. La struttura tipica comprende un coordinatore dell'emergenza con almeno un sostituto, gli addetti antincendio, gli addetti al primo soccorso, chi effettua la chiamata ai soccorsi esterni tramite il 112, chi presidia gli impianti tecnologici, chi accoglie i Vigili del Fuoco all'ingresso e chi gestisce l'appello al punto di raccolta. In aziende piccole la stessa persona copre più ruoli; in quelle grandi i ruoli vanno distribuiti per area o per edificio.
L'ASPP mantiene un elenco nominativo con ruolo, reparto, turno, numero interno e cellulare aziendale, data della formazione e scadenza dell'aggiornamento. Per gli addetti antincendio il DM 2 settembre 2021 prevede corsi di livello 1, 2 e 3 rispettivamente di 4, 8 e 16 ore, con aggiornamento almeno quinquennale; per gli addetti al primo soccorso il DM 388 del 2003 prevede un aggiornamento con cadenza triennale almeno per la parte pratica. Un addetto con formazione scaduta è un buco nell'organigramma, anche se il suo nome compare ancora sul cartello in bacheca.
L'elenco va affisso in forma sintetica nei punti strategici e allegato al piano. Una buona pratica, molto diffusa negli stabilimenti metalmeccanici, è dotare gli addetti di un segno di riconoscimento, come un gilet o una fascia colorata, conservato in un punto noto del reparto: durante una prova o un'emergenza reale chi arriva sa subito a chi rivolgersi e i soccorritori esterni individuano gli interlocutori aziendali.