Il numero di addetti indicato nel piano è quasi sempre calcolato sul turno centrale, quando l'azienda è al completo. Il problema emerge nei turni ridotti, nei sabati di manutenzione, ad agosto e durante le trasferte del personale tecnico. Il compito dell'ASPP è incrociare l'elenco degli addetti con il prospetto dei turni e verificare che in ogni fascia oraria sia presente almeno il numero minimo previsto, per ciascun edificio o area.
Uno strumento semplice è una matrice con le fasce orarie in colonna e le aree in riga, in cui si inseriscono i nominativi presenti. Le celle vuote indicano scoperture da segnalare al RSPP con una proposta: formare altri lavoratori di quel turno, spostare un addetto, oppure prevedere una regola che impedisca di programmare un turno senza almeno un addetto formato. In un centro logistico che lavora su tre turni con personale in somministrazione, per esempio, è frequente che di notte nessun addetto antincendio sia dipendente diretto, e che i lavoratori somministrati non risultino formati.
Le ferie estive e i periodi di fermata impianti sono il momento più critico, perché le presenze calano ma entrano ditte esterne per manutenzioni straordinarie, con lavori a caldo e materiali in deposito. In questi periodi l'ASPP predispone un organigramma dedicato, magari con un coordinatore reperibile, e lo comunica alle imprese esterne in sede di coordinamento. Anche le trasferte vanno considerate: se l'unico addetto di primo soccorso del reparto è anche il tecnico che va in assistenza dai clienti, la copertura reale è molto inferiore a quella sulla carta.