Una prova che coinvolge tutto il personale richiede almeno quattro o cinque settimane di preparazione. Conviene partire dalla data scelta e costruire il cronoprogramma a ritroso. La data va concordata con la produzione evitando le giornate di consegne critiche, i turni con molte ditte esterne non coordinate e le condizioni meteo estreme se il punto di raccolta è all'aperto, a meno che proprio la condizione avversa non sia oggetto della prova.
Tre o quattro settimane prima si definiscono obiettivi e scenario con il RSPP, si individuano gli osservatori e si verifica lo stato dei presidi e delle vie di esodo, perché scoprire durante la prova un'uscita bloccata da un bancale è un risultato, ma scoprirla prima e non intervenire sarebbe grave. Due settimane prima si informano i soggetti esterni coinvolti: la centrale di vigilanza collegata all'impianto di allarme, il gestore dell'edificio se si è in un immobile condiviso, le imprese appaltatrici presenti in quei giorni.
Nella settimana della prova si fa un briefing con coordinatore e addetti, si preparano le schede degli osservatori, le liste per l'appello, i cronometri e le radio cariche. Il giorno prima si verificano l'impianto di allarme e la disponibilità del punto di raccolta, che a volte risulta occupato da automezzi in sosta o da un cantiere. Un'ora prima si accerta che nessuna lavorazione critica sia in una fase non interrompibile. Questa sequenza va registrata in una checklist che l'ASPP conserva e riutilizza ogni anno, migliorandola dopo ogni esperienza.