La prova di evacuazione è un'attività che il datore di lavoro deve volere e sostenere, perché ferma la produzione per un tempo che va dai quindici minuti a oltre un'ora nelle realtà complesse. L'ASPP prepara una proposta sintetica con data, durata stimata, obiettivi e impatto sulla produzione, e la fa approvare tramite il RSPP. Avere l'autorizzazione scritta evita che, a cinque minuti dall'allarme, un responsabile di reparto pretenda di finire un ordine urgente e tenga dentro la sua squadra.
Il RLS va informato e, quando possibile, coinvolto come osservatore: conosce i lavoratori, raccoglie le loro osservazioni e spesso individua criticità che sfuggono ai tecnici, come il collega con problemi di udito che non sente la sirena. Il coinvolgimento del rappresentante rende anche più credibile la restituzione dei risultati.
Il medico competente non partecipa di norma alla prova, ma può fornire indicazioni preziose: quali lavoratori, nel rispetto della riservatezza, necessitano di assistenza nell'esodo per limitazioni temporanee o permanenti; se esistono condizioni, come gravidanze o esiti di infortuni, che sconsigliano l'uso di scale per un certo periodo. Queste informazioni non vanno trascritte con dettagli sanitari nelle liste, ma tradotte in un'indicazione operativa, del tipo «necessita di accompagnatore dal primo piano». Infine vanno coinvolti i preposti, che nel giorno della prova sono il primo anello della catena di comando nei reparti e garantiscono che le macchine siano fermate correttamente.