La scheda dell'osservatore deve stare su un foglio, al massimo due, ed essere compilabile in piedi, con la penna e in fretta. In testa riporta postazione, nome dell'osservatore, orario di sincronizzazione. Il corpo contiene una sezione a tempi e una a domande chiuse, più uno spazio libero per le note. I tempi da registrare variano per postazione: il momento in cui si sente l'allarme, il passaggio della prima e dell'ultima persona dall'uscita, l'arrivo dell'addetto antincendio sul punto di origine, la conclusione dell'appello.
Le domande chiuse si rispondono con sì, no o parzialmente: l'allarme era chiaramente udibile; le persone si sono dirette verso l'uscita più vicina; l'uscita era libera e si apriva senza sforzo; qualcuno ha usato l'ascensore; qualcuno è tornato indietro; gli addetti erano riconoscibili; è stato rispettato il divieto di correre. Questa struttura consente di confrontare prove diverse negli anni.
Lo spazio per le note serve per i fatti imprevisti, descritti in modo oggettivo: «alle 10.07 un operatore del reparto torneria è rimasto alla macchina per completare il pezzo, uscito alle 10.10». Evitare giudizi sulle persone e nomi quando non servono, perché la scheda finirà nel verbale e lo scopo è migliorare il sistema, non individuare colpevoli. Un'alternativa sempre più usata è la scheda digitale su tablet o smartphone con orario automatico, purché funzioni anche senza rete e sia stata provata prima: un'app che si blocca durante la prova fa perdere tutti i dati di quella postazione.