Il punto di raccolta deve essere un luogo sicuro, all'esterno, abbastanza lontano dall'edificio da non essere investito da fumo, calore o crolli, e da non intralciare l'arrivo dei mezzi di soccorso. Deve essere segnalato con il cartello verde previsto dalla UNI EN ISO 7010 e raggiungibile senza attraversare zone di transito dei mezzi. Nei siti industriali con piazzali di manovra il percorso pedonale dall'uscita al punto di raccolta va verificato in ogni prova: è facile che durante l'esodo un camion in manovra tagli la strada alle persone.
L'appello è il passaggio più debole di molte prove. Una lista cartacea dei dipendenti stampata a inizio anno non serve: non comprende i somministrati entrati il mese scorso, i visitatori, le imprese esterne, e include chi è in ferie o in trasferta. Le soluzioni più affidabili si basano sul sistema di rilevazione presenze o sul registro degli accessi, con una stampa o un'esportazione su smartphone disponibile all'addetto incaricato, oppure su liste di reparto gestite dai preposti, che sanno chi c'è quel giorno.
L'appello va fatto per gruppi e non con un'unica lista alfabetica di duecento nomi. Ogni preposto o capo squadra conta i propri e riferisce all'addetto all'appello, che riferisce al coordinatore. Il dato da comunicare ai Vigili del Fuoco al loro arrivo è semplice e decisivo: tutti presenti, oppure mancano queste persone, che erano in questa zona. La prova deve verificare quanto tempo serve per arrivare a questa informazione e quanto è affidabile.